解决时间危机，让自己“忙”之有道
有不少领导者经常感到最苦恼的事，就是“时间危机”，没有工夫来思考和处理那些重要的事情。许多领导者每日工作达十几个小时，但还是有许多事情处理不完。
不可否认，忙，是领导者的正常现象，也是工作积极、事业心强的一种表现，只有什么事也不干的人才不感到忙。但是，忙，应该有限度、有秩序、有效率，用一句更通俗的话说，就是不能“瞎忙”。
产生忙乱现象的原因大致如下：缺乏实际工作经验。对要处理的问题难决难断，一拖再拖，考虑再三；对所担当的工作没有比较妥当的全面安排，没有正常的工作秩序，头痛医头，脚痛医脚，赶上什么就抓什么，这样势必杂乱无章，顾此失彼；上下左右职责不清，分工不明，不该找你的事也来找你，长久下去，习以为常；主观上愿意多做工作，总觉得对什么事情都有责任，惟恐哪件事情没办好，会被人家说工作不努力，能力差；没有给办公室建立必要的制度；文秘人员对于外来的文件、请示和报告，不把关、不过滤、不研究，也不提出处理意见，一切照送照转，办公室成了收发室，起不到参谋助手的作用，加重了领导者的负荷。
那么，领导者怎样才能克服忙乱现象呢？以下有几条经验可供参考。
1.工作要有计划性
这是使整个工作有序进行的中心环节。领导者都要具备定量控制自己时间的能力，也就是说，对自己的时间要实行计划分配。事实证明：不做计划的人只能消极地应付工作，在心理上处于受摆布的地步；有计划的人则居于支配者的地位。时间计划有下列几种：
（1）长期计划。即在较长的一个时期内，或3年，或5年，或10年，自己的工作和事业要达到什么水平，自己所领导的单位要取得多大成就，都要有一个积极进取的、宏伟明确的目标。这个目标通过几步来实现，每一步的大致起止时间，要有一个大致的安排。
（2）年度计划。当最后一页日历被撕下，新的一年钟声敲响的时候。应当回顾上年的时间利用和事业进展情况，作出新的年度计划，以便更有效地使用一年的时间。
（3）月份计划。机关或部门的工作常常是以季或月为单位的，人的生理变化也会呈现出周期现象，人的体力、智力，情绪处于最佳状态时为高潮期，其次是过渡期和低潮期。每个人都可以根据本单位的工作和自己的生理周期，来安排自己一个月的活动，把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期，其他时间则可以安排相对容易的内容。
（4）周计划。有许多工作是按周来安排的，把每月计划分解到每周里面，便于分步骤实施。
（5）日计划。在前一个工作日接近终了时制定好第二天的计划，有助于克服紧张忙乱的现象，避免丢三落四，顾此失彼。
2.建立科学的工作秩序，划清职责范围
哪些工作必须自己做，哪些工作应由别人做；哪些事自己作主，哪些事要集体研究，等等，对于这些，领导者必须心中有数。而要建立这样一个科学的工作秩序，就必须建立健全的岗位责任制。领导班子与成员之间、领导与副手或助手之间、横向职能部门之间、纵向上下级之间、单位与单位之间、个人与个人之间，都要划清各自的职责范围，各负其责。不该领导者管的事，坚决不管；该管的事，主动去过问。凡所属单位提上来需要领导拍板定案的问题，必须要求把情况和意见一并拿上来。如果应由下属处理的问题，下属不处理，把矛盾上交，领导者则不应受理。
3.迈开双脚走下去
领导者必须有一定的时间主动下去了解情况，掌握动态，检查指导工作，解决实际问题，这样，涌上来的问题就会大大减少。越是把自己关在办公楼的小天地里，越是不下去，事情就会越多。所以，要经常下到基层去。这不是消极地“躲”，不是回避矛盾，而是克服忙乱现象、提高工作绩效的积极办法。它既可以使领导者了解下情况，及时解决问题，又可以使领导者静下心来思考和研究问题，还可以减少会议和其他琐碎事务，一举数得。下去前，要把“家”里的工作安排一下；下去后，要同办公室保持联系，使该处理的事情及时得到处理。
4.掌握用时之道
用时之道，就是认清自己的时间，管理自己的时间，合理使用自己的思想、原则、方法。尽管管理者的性格、作风、知识、经验等情况不同，尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点，有其自身的客观规律，但只要在实践中注意观察、分析和总结，就可以把握用时之道。
时间管理是一项基础工作。所有的领导者都对金钱、人员和时间三种类型的资源进行管理。三者之中，时间是最难以管理的，因为它匆匆流逝，从不做任何停留。“把时间攒起来”的想法是荒唐可笑的。
时间对每个人而言都是天平，不论你的职位有多高都不能获得更多的一份。但是，有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事，他们显得更能掌握时间的窍门，这种窍门可成为现代管理者所能获得的最有价值的资产。
5.随身携带笔记本或卡片
随身携带笔记本对于节约时间是十分重要的。使用小笔记本时，最好是将小本的纸面分隔成三四部分，并将它订上。这样在写上一些必要的事后，可以撕下这一部分。办完了事，扔掉也没有关系。除了随身携带的笔记本外，也有一些人到哪里都喜欢在口袋里放些卡片。喜欢使用卡片的人，除了把它放在口袋里、公司的办公桌面上和自己家里的写字台上以外，居室的角落、床边、电话旁、浴室和厕所等必不可少的地方也同样准备着一小叠卡片。当然，在卡片的旁边一定要放上笔。
作为老板随身携带笔记本或卡片可能是你最明智的选择。
6.妥善处理文件
首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，就可以不管。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把其他文件分类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然，知道该拿哪个。
在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理，做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了的。
为了区分文件内容的重要性，需要对文件进行细致的分类：
应立即处理的文件，是指紧急信件，比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。
暂时放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。
有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，但如果你没有时间马上阅读时，可以交给秘书去处理，然后让他（她）向你汇报其中的主要内容。
放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂时放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。
以后再处理的文件，是指需要进一步研究、以后再需要处理的文件。
另外，你还应注意不要老压着文件不放手。凡是收到的信件、报告或其他文件，都应当迅速处理掉，或阅读、或回信、或销毁。总之，要防止文件的滞留积压。
有的领导者因为报告或文件太长而不能马上阅读时，就先把它放在公文包里，在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种困扰，读一份东西要花30分钟以上的时间，而在汽车里，10分钟左右就可以读完。
如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样，不久你就会惊奇地发现，庞大臃肿的文件堆已经被轻而易举地搬走了。这就是善于利用时间的现代领导者创造出的奇迹。
